Eczanede Ekip Oluşturmak

16 Kasım 2023 Genel
Eczanede Ekip Oluşturmak
1963 İstanbul doğumlu olan Bahadır Bülgin, 1986 yılında İstanbul Üniversitesi Edebiyat Fakültesi Sosyoloji Bölümünden mezun olmuştur. 1982 yılında başlayan profesyonel çalışma hayatı 1999 yılına dek çeşitli firmalarda satıcılık, ürün yöneticiliği, pazarlama ve satış yöneticilikleri yaparak devam etmiştir. 1999 yılından bu yana yetişkin eğitimi sektöründe eğitim danışmanı olarak çalışmaktadır.Eczacılarla ilk birlikteliği 2001 senesinde Vichy adına verdiği eğitimle olmuştur. Özellikle İlaç dışı kategorilerde eczanelere önemli katkıları olmuştur. Bunların yanı sıra Eczaneler, Eczacı Odaları, Eczane Teknisyen Dernekleri ve İlaç firmalarıyla birçok eğitim gerçekleştirmiştir. Ortağı olduğu eğitim şirketinden 2009 senesinde eczane kanalında kişisel olarak markalaşmak üzere ayrılan Bahadır Bülgin; satış, yönetim ve kişisel gelişim alanlarında eczacılara danışmanlık yapmaktadır. Türkiye’de Eczacılarına danışmanlık yaptığı birçok eczane bulunmaktadır.Ayrıca büyük gruplara motivasyon konuşmaları yapma konusunda tanınmış ve tercih edilen bir konuşmacıdır. Çeşitli dergilerde yayınlanmış çok sayıda yazısı bulunmaktadır. Bugüne dek eğitim, seminer ve konferanslarında yaklaşık 100.000 kişiye hitap etmiştir.Bahadır Bülgin’ in satış ve yönetim konularındaki yazılarını “Satışın Keyfi” ve “Eczane Danışmanlığı” bloğundan takip edebilirsiniz.

 


En iyi eczaneler ve en iyi eczacılar her zaman en iyileri işe alırlar



Şu anda eczanelerin yaşadıkları ilaç yoklarından sonra en büyük sorun; iyi bir ekip oluşturmak, bunları geliştirmek, yönetmek ve tabii ki motive ederek elde tutmak olmalı.

 

Bir sonraki yazımda bahsedeceğim patron-yönetici farklılığını tanımlamadan eczacıların bu sorunu çözmeleri çok zor görünüyor. Patron her istediğini yaparken yönetici sadece kuralları uygulayabiliyor. Böylelikle ekibi kurallar içerisinde tutarak yönetiyor motive ediyor, sonuçlar alıyor ve ekibi elde tutuyor.

Eczacılar neden iyi bir ekip oluşturmayı ve bu ekibi elde tutmayı başaramıyor? Bunun iki sebebi var birincisi eleman aramayı bilmiyoruz ikincisi ise eczacı olarak aradığımız elemandan her şeyi istememize rağmen ona bu becerilerinin karşılığı olan ücreti ödemiyoruz.

Önce doğru eleman arama adımından başlayalım.

İşe alım süreci şu adımlarla ilerler:

  1. İhtiyacın belirlenmesi
  2. İş tanımı hazırlamak
  3. Aday profili oluşturmak
  4. Eleman arama kaynaklarının kullanılması
  5. Başvuru – Profil karşılaştırması
  6. Mülakat yapmak
  7. İşe almanın gerçekleştirilmesi.

Hangi işe yetişemiyorsunuz? Hangi işler sizin hayal ettiğiniz gibi yürümüyor? Hangileri eksik kalıyor? Yetişemediğiniz, yürümeyen, eksik kalan işleri listeleyin. “V” metodunu (?) uygulayarak bir karar verin, belki de eleman almadan sistemi değiştirerek altından kalkabileceksiniz. Eleman almaya karar vermek aynı zamanda bir maliyeti de kabul etmektir. İyi düşünün, almayı planladığınız elemanınız belki de maliyetini yapacağı işlerle karşılayamayacak. Beklentilerinizi net olarak rakamlarla tanımlamalısınız.

İş tanımı işe alacağınız elemandan hangi işleri başarmasını neleri yapmasını isteyeceğinizin tanımlanmasıdır. Eczanede her gün neler yapacak? Adaydan hangi işleri yapmasını isteyeceksiniz? Bu işleri ayrıntısıyla belirlenmiş olması gerekir. Bu işleri yaparken kuracağı ilişkiler, eczanenin görev paylaşımı, kişisel olarak gelişeceği alanlar vb. gibi önceden belirlenmelidir. Bu tanımın düzgün, ayrıntılı ve belirgin yapılması çok önemlidir. İşe aldıktan sonra “biz bunları konuşmamıştık”, “Ben bunu yapamam” gibi itirazları ortadan kaldırır. En önemlisi de işi bizzat sizin tanımlamanızdır. Yoksa elemanınızın “ben böyle biliyorum”, “Biz hep böyle yapardık” vb. gibi karşı koymalarından kurtulamazsınız. İş tanımını oluştururken, tanımların belirgin olmasına ve işin sonuçlarının ölçülebilir olmasına dikkat etmelisiniz. Beklenen sonuçları, işin raporlanmasının, takibinin ve kontrolünün nasıl yapılacağını mutlaka içermeli ve açıklamalıdır.

 

 

%60-%20-%20 kuralı

Yumurta Kapıda durumu: sabah eczaneye geldiğinizde kalfanız yanınıza gelir ve “ben ağabeyimin taksisine çıkacağım. İşten ayrılıyorum” der. Kullanılan ayrılma mazeretinin önemi yoktur. Bu duruma hazır değilseniz ani bir şok yaşarsınız. İlk olarak aklınızdan “hemen birini bulmalıyım” fikri geçer. Tamam, ama nasıl? Depolar aranır. Odanın sitesine ilan verilir. Telefon trafiği sıklaştırılarak herkese eleman aradığınız bilgisi verilir.

O sırada kapıdan geçmekte olan biri eczanenize girip “eleman arıyor musunuz?” dese hemen basit 1-2 sorudan sonra işe alım kararı verebilirsiniz. Şunu söylediğiniz için de kendinizi iyi hissedersiniz: “Seni 1-2 ay deneyeceğim”

En değerli kaynağınızı –Hasta/Müşteri– deneme yaptığınız birisine teslim edersiniz. İşte ben buna YUMURTA KAPIDA durumu diyorum. Oysa olması gereken bu değildir. Yıllardır eczacılarla yaptığım çalışmalarda işten çıkardığı kalfasına “eleman bulana kadar çalışmaya devam et” diyen eczacılar gördüm. Düşünebiliyor musunuz, sizin tarafınızdan işten çıkarılmış birisinden iyilik istiyorsunuz? Bu durumda yaşanan o kadar çok kötü örnek gördüm ki yazmaya kalksam bir kitap çıkar. Her çalışan size zarar verir demiyorum ancak daha az dikkatli çalışır. Morali bozuktur. Yüzü asıktır. Aklı başka yerdedir ve sonuçta bu durumdan eczacı olarak siz zarar görürsünüz.

En son yaşadığım bir örnekte 15.000.-TL değerinde bir reçete ödenmiyor. Sebep reçetede eksiklik var ve hastanın ilacı SGK kapsamında alması imkânsız ancak işten çıkarılan eleman reçeteyi işlemiş ilacı vermiş. Kontrol etmiş ve SGK’ya yollamış. Eczacı parayı alamıyor. Üstelik kesinti de yapılıyor.

Bu %60-%20-%20 kuralıyla ilk tanıştıklarında eczacıların hemen hepsi “olmaz bu bize uymaz” dediler.

Bu konuya ileride değineceğim. Şimdi kimleri işe alacağınızdan önce kimlerle görüşeceksiniz? Kararımıza temel oluşturacak hazırlığı yapalım.

İlk akla gelen ve en az yorucu olan kaynaktan başlamaktansa en doğru kaynaktan başlamak gerekir. Yanlış kaynak sizi yanlış kişilere götürür. Unutmayın ki iyi eleman uzun süre işsiz kalmaz. Bu sebeple iyi elemanları ilan vererek bulmanız zordur. Bunun yerine ben size aşağıdaki sırayla olmak kaydıyla aşağıdaki kaynakları kullanmanızı öneriyorum.

  1. Başlıca kaynak diğer satıcılar (eczanedekiler ve eczaneye gelen)
  2. Müşterileriniz
  3. Tedarikçi firmalar
  4. Rakipler (Diğer kanalları kastediyorum)
  5. Meslek liseleri
  6. Üniversiteler
  7. Kendi çevreniz
  8. İnternet ilanları

Başvuru – Profil karşılaştırması:

Bu sürecin dikkat edilmesi gereken bir noktası da yapılan tüm başvuruların standart bir başvuru formunda kayıt altına alınmasıdır. Eczanede her zaman bir başvuru formunuz hazır olmalıdır. Tüm başvurulara form doldurtun. Bu sayede tüm başvuruları birbirleriyle karşılaştırılabilir hale getirmiş olursunuz. Formları başvurulan pozisyon bazında -görüşmeye uygun olmayanları hariç tutarak- dosyalayın. Görüşme yaparken düşüncelerinizi lütfen formun üzerine yazın. Not almayın. Düşüncelerinizi net olarak belirterek yazın. Unutmayın 6 ay sonra bu formu okuduğunuzda görüşme yaptığınızda oluşan görüşlerinizi anlamalısınız. 

Bu adımda amacımız yaptığımız profil tanımına tam uyandan daha az uyana doğru başvuruları sıralamaktır. Hiç uymayanları veya sizin yaptığınız tanıma göre önemli kıstaslara uymayanları hemen elemenizi tavsiye ediyorum.

Şu anda içinizden “hah, sanki yüzlerce başvuru oluyor da bir de eleme yapıyorum. Uçmuş bu adam” dediğinizi duyar gibi oluyorum. Çözümü AZ SONRA.

60-20-20 kuralını öğrendiğinizde çözümü ve bunları neden sakladığımızı da anlayacaksınız.

Mülakat yapmak:

Mülakatın amacı; Kısa bir zaman dilimi içinde, adayın iş için aranan niteliklere ne kadar cevap verebildiği konusunda karar vermektir. Bu sebeple işe eleman almak kolay bir süreç değildir, mülakat yapmak hiç değildir. İşe uygun elemanla çalışmanın önemini biliyorsanız az sonra önereceklerimi de heyecanla uygulayabilirsiniz.

Neden işe uygun eleman? Çünkü işi kolay öğrenir, hızlı çalışır, eğitime daha az ihtiyaç duyar, işi ve çevresiyle uyumludur, hedeflerine kolaylıkla ulaşabilir, yaptığı işten tatmin olur ve keyif alır, daha verimlidir, her şeye pozitif bakar, yaratıcıdır, yaptığı işe katkıda bulunur ve kendi kendini motive edebilir.
İşe uygun olmayan eleman ise; işi öğrenene kadar zaman kaybı yaratır, işi geciktirir, maliyetler artar, zorlandıkça uyum sorunları yaşar, ilişkileri bozulur, kişisel/eczane hedeflerini yakalayamaz, eğitim ve öğrenme süresi uzar, iş tatminsizliği yaşar, verimliliği düşer, stresli, sinirli olur, motivasyonu düşer ve yaratıcı olamaz.

Mülakat yapacağınız alan ile ilgili birkaç hatırlatma yapmak istiyorum. Mülakat ortamı özel olmalıdır ve rahatsız edilme oranını azaltmalısınız. Telefon bağlanmamalı, mülakat odasına girip çıkanlar olmamalı, adayı dinlerken başka bir işle ilgilenilmemelidir. Adayın fiziksel ve psikolojik olarak rahat olduğundan emin olmak gerekir. Mülakat ortamında uyumlu bir oturma düzeni sağlanmalıdır. Mülakatçı ile adayın yeri arasında uyum olmalıdır. Adayın bekleme yeri düzgün, bekleyen adayları rahatsız etmeyen bir yapıda olmalıdır.

Mülakat sırasında adaya çay, kahve ikram edilebilir.

3’lü kural

Şimdi sıra ünlü 3’lü kurala geldi. Hani eczacıların “bu bizde olmaz” deyip yıllar sonra teşekkür için sıraya girdikleri 3’lü kural.

En az 3 adayla görüşün. Başvuru demiyorum. Aday, kıstaslarımıza uygun kişi demektir.

Aynı adayla 3 kez mülakat yapın. Değişik zamanlarda yapacağınız görüşmeler, adayın farklı yönlerini görmenizi sağlar. Asla tek görüşmede karar vermeyin. Unutmayın sizin duygularınız karar mekanizmanızı etkiliyor. O sabah bir şoföre kızıp iyi bir elemanı kaçırmak veya iyi bir sabah kahvaltısından sonra yanlış bir elemanı almak istenecek durumlar değildir.

Üç ayrı mekânda mülakat yapın. İşe alınma olasılığı yüksek adayı bir yemeğe çıkarın bakın bakalım nasıl yemek yiyor? Onu en önemli kaynağınızın karşısına çıkaracaksınız. Adayı her yönüyle görmeye çalışın.

Üç ayrı kişiye mülakat yaptırın. Birlikte çalışacağı iş arkadaşlarıyla işe girmeden önce bir tanışsın. Bunun nasıl işe yaradığına inanamayacaksınız.

Kendinize karar vermek için 30 günlük bir süre tanıyın. Bunun sebebini 60-20-20 kuralında anlayacaksınız.

İş görüşmesi

İşe adayı rahatlatmakla başlayın. Sonra mutlaka işin içeriğini açıklayın. Çalışma şartlarını, ondan neleri yapmasını isteyeceğimizi, kıyafet, işe başlama saatleri, genel kurallar vs. Soruları teşvik edin.

Genel sorulardan (kendinden biraz bahseder misin? gibi) kaçının. Hedefe giden sorular (Bu işi neden istiyorsun? Bu işe uygun musun? gibi) sorun.

Bırakın aday konuşsun. Eski eczacısını kötüleyen, gizli bilgilerini görüşme sırasında paylaşan aday bir sonraki görüşmesinde bunu sizin için de yapabilir. Ben bu adayları size önermiyorum.

Mutlaka geçmiş performansını araştırın. Yapılan çalışmalar adayların özgeçmişlerindeki bilgilerin %54’ünün yalan ve/veya eksik/fazla bilgi olduğunu gösteriyor. Referanslarını arayın, bilgi isteyin. Karşınızdakilerin duygusal insanlar olabileceğini hiçbir zaman unutmayın. Kuşkulanıyorsanız çapraz referans araştırması yapın. Aradığınız eczaneye “sizden sonra nerede çalıştı?” diye sorun ve bu bilgi için ısrar edin. Özgeçmişte bu eczane yoksa mutlaka ulaşıp referans isteyin. Sadece bunu yapmadığı için çok hatalı kararlar veren eczacılar gördüm. Zararını sadece eczacı çekiyor. Bütün kayıp eczacının omuzlarına yükleniyor. Lütfen bu konuda biraz dikkatli olun.

Eğer başvurular arasında birbirine eşit görünen adaylar varsa ki olabilir, karar verirken şunlar öncelikleriniz olsun. Önceliği en istekli olana verin. Kendini seçtirmek için ısrarcı olana bir şans vermek lazım. Kendinizi bir karara zorlamalısınız. Bunun için de “Yirmi yıl boyunca bu insanla çalışmak hoşuma gider miydi?”, “Bu insanı evime akşam yemeğine davet eder miyim?” diye kendinize sorun. Evinize yemeğe çağırmayacağınız kişileri en değerli kaynağınızın- müşterilerinizin/hastalarınızın karşısına da çıkarmamalısınız. Sezgilerinize kulak verin.

Maaşta anlaşmak (Doğru ücreti vermek)

Son yapacağınız görüşme ücret bilgilerini de içermelidir. Her zaman öneriyorum ki elemanınızla konuşacağınız kazanç konusunda ağırlığı maaşa değil prime vermelisiniz. Maaş, performansa bağlı bir ödeme şekli olmadığı için çalışanınızı motive etmez. Çalışanın kendini iyi hissetmesi için çalışmasının karşılığını aldığını görmesi gerekir. Maaş ile bunu sağlayamazsınız. Üstelik performansından memnun olmadığınız personelin yılların yüklediği yüksek maaş ile işten çıkarılması da eczane için ciddi bir yük halini alır ve çıkarma kararı vermeyi de zorlaştırır.

Asgari ücret anlaşma için devletin belirlediği iyi bir rakamdır. Bunu istediği kademeye çıkarmak da çalışana kalır. Eğer asgari ücreti-veya sizin teklif edeceğiniz herhangi bir maaşı- kabul etmiyorsa adaya şu soruyu sorun “performansından memnun olmamam durumunda benim maddi korunmam nasıl sağlanacak?”

Düzgün bir prim sistemi belirlemiş olmalısınız. Prim sisteminiz basit ve anlaşılır olmalıdır.

Eğer maaşlarınız yüksek ise prim sisteminizin motive ediciliği azalacaktır. Düşünsenize 30000.-TL maaş verdiğiniz bir çalışanınız için 10000.-TL maaşının 1/3 üdür. Oysa 12000.-TL maaş alan için 12000.-TL prim bir maaş daha demektir. Birinci durumda motive edemediğiniz elemanınıza toplam maaş+prim olarak 40000.-TL verdiniz. Oysa ikinci durumda bir maaş prim aldığı için mutlu elemanınıza toplamda 24000.-TL verdiniz. Lütfen hesabınızı iyi yapın.

Bu konu çok önemli olduğundan hazırlık gerektirir. Unutmayın karşılıklı kazanacağınız bir iş ortağı işe alıyorsunuz, bir köle değil. Çalışanınızı mutlu edecek bir kazanç sistemi teklif etmeli ve anlaşmalısınız.

İşe almanın gerçekleştirilmesi:

Muhasebecinizin size yeni başlayan personelden istenmesi gerekenler dediği resmî belgelerin tamamını mutlaka isteyin. Hatta bu konuda ısrarcı olun. Geçenlerde sabıka kaydı istemeyen bir eczacımın başına neler geldi inanamazsınız. Her çalışanın mutlaka bir dosyası olmalı. Bu artık yönetmeliklerle tanımlanmış bir gereklilik oldu.

 

Selamlarımla,

Bahadır Bülgin
 

 

Paylaş
Reklam
Reklam